21/02/2023

Krajowy System e-Faktur: Co to jest? Czy będzie obowiązkowy?

Niespełna 22 tysięcy – tyle faktur zostało do tej pory wystawionych przez Krajowy System e-Faktur. To niewiele zważywszy na fakt, że resort finansów szacuje liczbę przetwarzanych przez system dokumentów na 2,5 mld dokumentów rocznie. Zdaniem przedsiębiorców, te liczby potwierdzają, że przesunięcie obowiązku dostosowania firm do KSeF, to dobry krok.

Co to jest Krajowy System e-faktur?

Miały stać się obowiązkowe od 1 stycznia 2024 r., ale Ministerstwo Finansów przesunie termin wprowadzenia e-faktur dla firm. Krajowy System e-Faktur to cyfrowa platforma do wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych, stanie się obligatoryjna dla wszystkich przedsiębiorców od 1 lipca przyszłego roku. To dobry krok, zwraca uwagę biznes, a najlepiej potwierdza to liczba do tej pory przetworzonych dokumentów. KSeF został uruchomiony dokładnie rok temu i na razie korzystanie z niej nie jest obligatoryjne. Choć ministerstwo zachęca, by go przetestować i odpowiednio przygotować na zmianę swoją organizację, to firmy z tej możliwości, póki co, nie korzystają.

Krajowy System e-Faktur – kto musi korzystać?

  • Dla przedsiębiorców zarejestrowanych jako czynni podatnicy podatku VAT.
  • Dla przedsiębiorców zwolnionych z podatku VAT.
  • Dla podatników zidentyfikowanych w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadających polski NIP.

Krajowy System e-Faktur

Krajowy System e-Faktur – małe zainteresowanie

Z danych Ministerstwa Finansów, uzyskanych w ramach dostępu do informacji publicznej wynika, że w ciągu ostatnich 12 miesięcy do platformy “Krajowy System e-Faktur” wysłanych zostało zaledwie niespełna 22 tys. dokumentów. Biorąc pod uwagę fakt, że resort szacuje, iż system rocznie ma przetwarzać nawet 2,5 mld faktur ustrukturyzowanych, to kropla w morzu. Dokładniej mówiąc, liczba e-faktur przetworzonych w ciągu ostatniego roku to zaledwie 0,000087 wielkości, jakiej spodziewa się resort w standardowym roku funkcjonowania.

Dlaczego tak niewiele dokumentów przetworzono?

Prace nad ustawą ciągle trwają, a na początku lutego Ministerstwo ogłosiło, że termin obowiązywania KSeF zostaje kolejny raz przesunięty. To dla firm dobra wiadomość, bo daje im czas na przygotowanie się do zmiany. Jednocześnie wiele z nich po prostu odsuwa w czasie działania dostosowujące do tej rewolucji.

Przedsiębiorcy nauczeni praktyką Ministerstwa Finansów, czekają na konkretne zapisy i przede wszystkim na uchwalenie oraz wejście w życie nowelizacji ustawy o podatku od towarów i usług. Z tego punktu widzenia to, że z Krajowy System e-Faktur korzysta niewielu z nich, nie jest niczym zaskakującym tłumaczy Magdalena Jarek, menedżer działu rozwoju aplikacji SAP z firmy KBJ.

Jednak trzeba też pamiętać o tym, że wprowadzenie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przez Krajowy System e-Faktur to rewolucja znacznie większa niż wprowadzenie przed kilkoma laty Jednolitego Pliku Kontrolnego. Dostosowanie się do zmian to w przypadku dużych firm to wielomiesięczny proces, który wiąże się nie tylko z dopasowaniem systemu finansowo-księgowego. Często również zmianami organizacyjnymi, proceduralnymi czy roszadami funkcyjnymi wśród pracowników. Warto więc potraktować te dodatkowe 6 miesięcy jako czas na dobre przygotowanie się do zmian: audyt swoich procesów księgowych i IT, wdrożenie nowego systemu oraz testy. Szczególnie, że KSeF już działa i wszyscy przedsiębiorcy, którzy chcieliby przetestować swoje rozwiązania, mogą już to robić –  dodaje.

krajowy system e-faktur mało popularny

Rekordowy, krajowy listopad 2022

Według danych Ministerstwa Finansów, w pierwszym miesiącu funkcjonowania (luty 2022), Krajowy System e-Faktur przetworzył zaledwie dwa dokumenty. Największą liczbę faktur ustrukturyzowanych platforma przyjęła w listopadzie 2022, było to 5212 rekordów. To jasna wskazówka: przedsiębiorcy czekają i podejmują decyzje raczej później niż wcześniej. – Przedsiębiorstwa potrzebują czasu, żeby dostroić swoje narzędzia do wymagań Ministerstwa. Na przykład dostosowanie do wymagań KSeF systemu SAP, z którego korzysta w Polsce kilka tysięcy dużych firm, trwa od kilku tygodni do nawet kilku miesięcy. Firmy powinny dodatkowo założyć kilka tygodni na przetestowanie systemu po wdrożeniu, aby upewnić się, że wszystko przebiega tak, jak powinno. To argumenty za tym, aby nie odkładać decyzji o wdrożeniu na ostatnią chwilę przekonuje Magdalena Jarek.

Czy Krajowy System e-Faktur będzie obowiązkowy?

Polska, wraz z Włochami, Francją i Hiszpanią, znajduje się w grupie pierwszych w Europie państw wdrażających obowiązkowy elektroniczny system do wymiany faktur. To część planu Unii Europejskiej dotyczącego digitalizacji i uszczelnienia systemu płatności związanych z podatkiem VAT. Ma on również służyć uproszczeniu prowadzenia działalności gospodarczej w ramach Unii Europejskiej.

Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa Finansów, ustawa o podatku VAT wraz z dokładnymi zasadami zmian i wprowadzeniem obowiązku korzystania z Krajowy Systemu e-Faktur powinna wejść w życie w ciągu kilku-kilkunastu tygodni. Z początkiem lutego 2023 resort poinformował, że ustawa o podatku VAT ma obowiązywać od 1 lipca 2024, a nie, jak wcześniej zakładano, 6 miesięcy wcześniej. Istotną zmianą jest również zapowiedź, że rachunków konsumenckich (B2C) nie objmie Krajowy System e-Faktur.

Jakie etapy wprowadzania KSeF?
  • Od października do grudnia 2021 roku prowadzono pilotaż z udziałem podatników. W celu dostosowania systemów informatycznych można nadal korzystać z udostępnionego środowiska testowego KSeF.
  • Od 1 stycznia 2022 roku wprowadzono Krajowy System e-Faktur jako rozwiązanie dobrowolne. Od tego momentu jest możliwość wystawienia rachunków ustrukturyzowanych w ramach KSeF.
  • Od 1 stycznia 2024 roku Rada Unii Europejskiej zgodziła się, aby fakturowanie elektroniczne w Polsce było obowiązkowe. Z treścią decyzji derogacyjnej z 17 czerwca 2022 roku można zapoznać się w bazie aktów prawnych Unii Europejskiej.

(RED – Krajowy Platforma do rozliczania rachunków)

Autor/Redaktor publikacji

Marcin Majerek
Marcin Majerek