Jesteśmy w szczycie drugiej fali zachorowań na wirusa COVID-19. Mamy kolejne restrykcje i obostrzenia związane z przemieszczaniem, spotykaniem się i organizacją wydarzeń. Przed nami święta i Nowy Rok. Tradycyjnie to okres wzmożonej aktywności także ze strony firm, które organizują spotkania ze swoimi pracownikami i partnerami. Czy świąteczne eventy online zastąpią nam te prawdziwe?
Okres świąt i przełom roku to czas wzmożonych spotkań i tzw. wigilii firmowych. W wielu organizacjach to wręcz jedyna możliwość by raz w roku, w jednym miejscu, mogli spotkać się wszyscy pracownicy. To nie tylko czas podsumowań i prezentacji planów, ale także chwila, by wszyscy pracownicy mogli pobyć ze sobą w nieco luźniejszej atmosferze. Niestety, wszystko wskazuje na to, że po raz kolejny w tym roku trzeba zweryfikować plany.
Świąteczne eventy online w tym roku to być może jedyna szansa na firmowe spotkanie
Tzw. druga fala epidemii trwa w najlepsze, a rząd wprowadza kolejne ograniczenia. Jakiekolwiek imprezy z większą liczbą osób są absolutnie zakazane. Co zrobić, żeby mimo wszystko móc spotkać się – choćby na odległość – z wszystkimi pracownikami? Rozwiązaniem mogą być świąteczne eventy online.
W przypadku małej, kilkuosobowej firmy może wystarczyć zwykła sesja na Zoomie. Jednak w przypadku nieco bardziej ambitnego spotkania i większej liczby pracowników takie rozwiązanie absolutnie się nie sprawdzi. Co zatem można zrobić?
Specjalną, świąteczną propozycję dla biznesu przygotowała firma Top Rental. Jest to jedna z pierwszych w Polsce wypożyczalni profesjonalnego sprzętu IT i AV, a zarazem firma specjalizująca się w kompleksowej organizacji technicznej eventów online i wydarzeń.
Top Rental proponuje organizację świątecznych eventów online w kilku wariantach:
- nagrania i transmisji online z profesjonalnego studia w Willi Foksal w Warszawie,
- nagrania i transmisji z zastosowaniem studia mobilnego w siedzibie firmy organizującej event online,
- stworzenia cyfrowego, w pełni customizowanego studia online.
Pierwszy wariant to niejako event hybrydowy. W jednym z pomieszczeń warszawskiej Willi Foksal, w świątecznej aranżacji i wyposażonej w pełne zaplecze techniczne, prowadzone jest nagranie. Jest ono transmitowane na żywo do pracowników, którzy w tym czasie przebywają w dowolnym miejscu, albo nagrywane i transmitowane w późniejszym czasie. Takie nagranie wymaga obecności w studiu tylko kilku osób, a całość odbywa się z zachowaniem najwyższych standardów epidemiologicznych.
Alternatywą dla wyżej opisanej opcji jest nagranie zrealizowane w siedzibie firmy klienta z wykorzystaniem mobilnego studia Top Rental (profesjonalne kamery i oświetlenie, green screen, profesjonalny sprzęt i software oraz kompleksowa obsługa techniczna całości wydarzenia).
Innym wariantem jest realizacja transmisji ze studia Top Rental (lub studia mobilnego) z wykorzystaniem cyfrowej customizacji. Jak to wygląda w praktyce? Z wykorzystaniem green screenu, wcześniej przygotowanej wizualizacji i projektu graficznego dostosowanego do potrzeb firmy, nakłada się obydwa obrazy na siebie, dzięki czemu oglądający transmisję i przekaz są przekonani, że prowadzący przebywa np. w górskiej chacie.
Wydarzenie online – warto pamiętać
Warto pamiętać, że właściwie przeprowadzone wydarzenie online powinno mieć starannie przygotowany scenariusz, który pozwoli uniknąć niebezpiecznej improwizacji. Profesjonalny sprzęt (kamery, oświetlenie i nagłośnienie, oprogramowanie i nadzór wykwalifikowanych techników) oraz wysokiej jakości streaming to absolutna podstawa. Ale warto też zadbać o “dodatki”: specjalny landing page dla pracowników i opcje logowania (unikniemy w ten sposób nieporządanych i przypadkowych gości), statystyki i pomiar aktywności.
Niezwykle ważne jest zapewnienie obustronnej komunikacji, tak aby pracownicy nie byli tylko biernymi widzami, ale także czynnymi uczestnikami spotkania. W przypadku większych organizacji warto pomyśleć o organizacji wirtualnych pokoi i swobodnego “przechodzenia” między nimi uczestników wydarzenia. Wszelkiego rodzaju pytania, quizy i elementy zwiększające i poprawiające interakcji, a także zapewniające rozrywkę w trakcie eventów online to również już fundament.
Chwilowa konieczność czy nowy trend na dłużej?
Wszyscy przedstawiciele branży MICE zgodnie twierdzą, że konferencje i wydarzenia w prawdziwej przestrzeni wrócą tak szybko, jak uporamy się z epidemią. Czy to za sprawą szczepionek, które są już bardzo zaawansowane, czy za sprawą skutecznych lekarstw. Nic bowiem nie zastąpi prawdziwego kontaktu face to face.
Jednak eventy online zapewne już z nami zostaną i wejdą na stałe do firmowego krajobrazu. Czy to ze względu na wygodę, czy to koszty organizacji, które dla przedsiębiorstw są znacznie mniejsze niż organizacja tradycyjnej np. konferencji. Warto więc umiejętnie korzystać i z jednego, i z drugiego rozwiązania.
Materiał powstał przy współpracy z firmą Top Rental, która zajmuje się kompleksową organizacją techniczną eventów oraz organizacją i realizacją eventów online.
Autor/Redaktor publikacji
Ostatnie publikacje
Biznes i finanse13/10/2022Formy inwestowania na forex. Którą wybrać?- Biznes i finanse25/07/2022Software house. Jakie aplikacje stworzy dla biznesu?
- Technologia24/06/2022Kontrola dostępu Roger – najważniejsze informacje
- Smartfony05/05/2022Kompleksowy serwis dla produktów Apple i korzyści z niego wynikające
